Metoda kasowa rozliczeń podatku VAT jest specyficzną metodą pod względem rozliczenia podatku należnego i naliczonego. Czym charakteryzuje się kasa fiskalna na metodzie kasowej? O tym poniżej!
Kasa fiskalna na metodzie kasowej - kto może stosować metodę kasową?
Podmioty mające status małego podatnika w rozumieniu art. 2 pkt 25 ustawy o podatku od towarów i usług mogą korzystać z pewnych uproszczeń w zakresie podatku VAT – w szczególności przysługuje im prawo do stosowania metody kasowej. Rozliczenie VAT metodą kasową jest dobrowolne i następuje poprzez złożenie stosownego zawiadomienia w tej sprawie, przez co podatnik wyraża wolę stosowania tej metody. Zawiadomienie składa się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik będzie rozliczał VAT metodą kasową na druku VAT-R. Przedsiębiorca spełniającego ustawowe warunki może wybrać metodę kasową zarówno na początku działalności, jak i później (w dowolnym momencie).
- u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro;
- prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, zarządzającego alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 euro
– przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł.
W jaki sposób ustalić moment powstania obowiązku podatkowego przy metodzie kasowej?
W przypadku standardowego rozliczenia podatku VAT obowiązek podatkowy (z pewnymi wyjątkami) powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Metoda kasowa, do której stosowania mają prawo mali podatnicy, stanowi szczególny sposób ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego, w którym powstanie tego obowiązku zostało powiązane z uregulowaniem należności, tj. z momentem otrzymania przez małego podatnika całości lub części zapłaty.
Dla podmiotów rozliczających się metodą kasową obowiązek podatkowy został natomiast określony w art. 21 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. W myśl tego przepisu mały podatnik może wybrać metodę rozliczeń polegającą na tym, że obowiązek podatkowy w odniesieniu do dokonywanych przez niego dostaw towarów i świadczenia usług powstaje:
- z dniem otrzymania całości lub części zapłaty – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny;
- z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż wymieniony w pkt 1
– po uprzednim zawiadomieniu na piśmie naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował tę metodę, zwaną dalej „metodą kasową”; otrzymanie zapłaty w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części.
Należy podkreślić, że powyższe zasady ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego stosuje się do czynności wykonanych w okresie, w którym podatnik stosuje metodę kasową.
Dokumentowanie transakcji na kasie fiskalnej przez małych podatników rozliczających VAT metodą kasową
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej co do zasady mają obowiązek ewidencjonowania tej sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej. Stosując metodę kasową rozliczenia VAT i dokonując sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, obowiązek podatkowy z tytułu dostawy towaru lub świadczenia usługi powstaje wówczas z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, jednak nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Oznacza to, że przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych podatek należny musi być wykazany i rozliczony nie później niż w 180. dniu od dnia wykonania usługi lub wydania towaru, jeżeli do wskazanego dnia zapłata od klienta nie nastąpiła.
Zgodnie z art. 111 ust. 31 pkt 1 podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej, lub
- za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Z przepisu tego wynika obowiązek wystawiania i wydawania nabywcom paragonów fiskalnych lub faktur z każdej sprzedaży dla podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących stosujący metodę kasową rozliczenia VAT mogą mieć jednak wątpliwości, kiedy powinni wystawić i wydać paragon fiskalny nabywcy będącemu osobą fizyczną, który nie uregulował jeszcze płatności za zakupiony towar bądź usługę. Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy odnieść się do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z art. 6 ust. 1 tego rozporządzenia podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy. Przy czym art. 12 rozporządzenia zawiera regulacje dotyczące kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług. Pozostali podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają zatem obowiązek wystawić i wydać nabywcy bez jego żądania paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. W konsekwencji przedsiębiorca ewidencjonujący sprzedaż na rzecz osób fizycznych przy wykorzystaniu kasy fiskalnej rozliczający się z VAT metodą kasową może dokonać wyboru, czy wystawi i wyda paragon fiskalny nabywcy w dacie sprzedaży towaru/wykonania usługi, czy w dacie otrzymania płatności, nie później jednak niż z chwilą przyjęcia należności. Podatnik ewidencjonujący sprzedaż na kasie fiskalnej stosujący metodę kasową rozliczenia VAT musi także pamiętać, że przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych podatek należny musi być wykazany i rozliczony nie później niż w 180. dniu od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. W konsekwencji, jeżeli przedsiębiorca rozliczający się z VAT metodą kasową do tego dnia nie otrzyma płatności z tytułu sprzedaży dokonanej na rzecz osoby fizycznej niebędącej czynnym podatnikiem VAT ewidencjonowanej na kasie fiskalnej, to najpóźniej w tym dniu ma obowiązek wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny z tytułu tej sprzedaży.
Przykład 1.
Pani Beata ma status małego podatnika i stosuje metodę kasową rozliczenia VAT. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przedsiebiorczyni ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy fiskalnej w dacie otrzymania należności. 3 kwietnia 2024 roku kobieta wykonała usługę na rzecz osoby fizycznej niebędącej czynnym podatnikiem VAT, za którą nie otrzymała jeszcze zapłaty. Zgodnie z ustaleniami z nabywcą zapłata ma wpłynąć do końca miesiąca. Kiedy powinna ona zewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej?
Pani Beata powinna wystawić i wydać paragon fiskalny nabywcy nie później niż z chwilą przyjęcia należności, może więc poczekać z ewidencjonowaniem sprzedaży na kasie do momentu otrzymania płatności za wykonaną usługę. Nie może jednak zwlekać ze zewidencjonowaniem sprzedaży na kasie fiskalnej dłużej niż 180 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli zatem do tego dnia nie otrzyma zapłaty, to najpóźniej w tym dniu powinna nabić sprzedaż na kasę i wykazać VAT należny.
Podatnicy ewidencjonujący sprzedaż przy zastosowaniu kasy fiskalnej, którzy rozliczają się z VAT metodą kasową, mogą wystawiać i wydawać paragony w dacie dokonania sprzedaży, nawet gdy nie otrzymali jeszcze płatności. Muszą jednak mieć na uwadze, że jeżeli do końca okresu rozliczeniowego nie otrzymają zapłaty za sprzedaż zewidencjonowaną na kasie fiskalnej w danym okresie rozliczeniowym, konieczne będzie dokonanie korekty polegającej na zmniejszeniu obrotu i podatku VAT należnego wynikającego z raportów kasowych o kwoty dotyczące sprzedaży, dla której nie powstał obowiązek podatkowy (ponieważ nabywca nie uregulował płatności). Skorygowane kwoty rozlicza się następnie na podstawie ewidencji korekt w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Przykład 2.
Pani Jolanta ma status małego podatnika i stosuje metodę kasową rozliczenia VAT. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przedsiębiorczyni ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy fiskalnej w dacie wykonania usługi. Kobieta 15 marca 2024 roku wykonała usługę na rzecz osoby fizycznej niebędącej czynnym podatnikiem VAT, którą tego samego dnia zewidencjonowała na kasie fiskalnej. Nabywca zapewniał, że ureguluje płatność do końca miesiąca, jednak zbliża się koniec kwartału, a pani Jolanta w dalszym ciągu nie otrzymała zapłaty za wykonaną usługę. W jaki sposób dokonać rozliczenia VAT w razie, gdy do końca kwartału nie otrzyma ona zapłaty za usługę zewidendjonowaną na kasie fiskalnej?
Jeżeli do końca okresu rozliczeniowego pani Jolanta nie otrzyma zapłaty za sprzedaż zewidencjonowaną na kasie fiskalnej w marcu 2023 roku, konieczne będzie dokonanie korekty polegającej na zmniejszeniu obrotu i podatku VAT należnego wynikającego z raportów kasowych o kwotę dotyczącą sprzedaży z marca, za którą pani Jolanta nie otrzymała jeszcze płatności i przez co nie powstał obowiązek podatkowy dla tej sprzedaży. Następnie kobieta powinna rozliczyć skorygowaną kwotę na podstawie ewidencji korekt w pliku JPK za okres rozliczeniowy, w którym powstanie obowiązek podatkowy.
