Najczęstszym miejscem świadczenia pracy jest wciąż jeszcze siedziba pracodawcy – miejscowość, w której znajduje się zakład pracy. Jednak coraz większą popularność zyskuje praca zdalna – wykonywana poza zakładem pracy. W takim przypadku dojazdy pracownika do niego mogą być, w pewnych okolicznościach, uznane za podróż służbową, czy jest to delegacja pracownika zdalnego?
Praca zdalna i miejsce jej świadczenia
W art. 6718 Kodeksu pracy (kp) zdefiniowano pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Uzgodnienie miejsca wykonywania pracy zdalnej może nastąpić w dowolnej formie, jednakże dla celów dowodowych pożądane jest nadanie temu uzgodnieniu formy pisemnej. Jak wynika z powołanego wyżej przepisu, pracodawca nie może wyznaczyć pracownikowi wspomnianego miejsca jednostronnie, a co więcej – to pracownik wskazuje pracodawcy miejsce wykonywania pracy, a pracodawca może jedynie je zaakceptować albo nie zgodzić się na nie. Mamy tu więc do czynienia z innym sposobem określenia miejsca wykonywania pracy niż wynikający z art. 22 kp, który stanowi, że takie miejsce wyznacza pracodawca (wyznaczenie następuje z inicjatywy pracodawcy).
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:
przy zawieraniu umowy o pracę albo
w trakcie zatrudnienia (art. 6719 § 1 kp).
Dojazdy do zakładu pracy
W myśl art. 6727 kp pracownik wykonujący pracę zdalną i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą. Aby komunikacja stron była efektywna, konieczne mogą być w szczególności bezpośrednie wizyty pracownika w siedzibie pracodawcy – dojazdy do zakładu pracy. W art. 6730 kp zobowiązano pracodawcę do umożliwienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.
W związku z powyższym pojawia się pytanie o status prawny dojazdów do zakładu pracy pracownika świadczącego pracę zdalną – w szczególności, czy należy je traktować jako podróż służbową (delegację).
Podróż służbowa
Jak wynika z art. 775 § 1 kp, z podróżą służbową mamy do czynienia wówczas, gdy pracownik wykonuje zadanie służbowe na polecenie pracodawcy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Z przepisu art. 775 kp wynika, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscem pracy rozumianym jako miejscowość będąca siedzibą pracodawcy, jeżeli tam pracownik ma swoje stanowisko pracy, albo inne miejsce, w którym pracownik jest obowiązany wykonywać obowiązki pracownicze w pozostałych przypadkach
Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową określone:
w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, dalej „rozporządzenie”, albo – jeżeli podróż służbową odbywa pracownik zatrudniony u innego pracodawcy niż jednostka sfery budżetowej
w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo – w razie braku tych aktów – w umowie o pracę, przy czym dieta za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju nie może być ustalona w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona w rozporządzeniu; jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących pokrywania kosztów związanych z podróżą służbową, pracownikowi przysługują należności odpowiednio według przepisów rozporządzenia (art. 775 § 2–5 kp).
Zgodnie z § 2 rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
diety;
zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Kwoty diet i szczegółowy sposób ustalania pozostałych należności przysługujących pracownikowi ustalono w dalszych przepisach rozporządzenia.
Delegacja pracownika zdalnego – kiedy pracownik zdalny jest w podróży służbowej?
Decydujące znaczenie dla udzielenia odpowiedzi na to pytanie będzie miała treść konkretnej umowy o pracę. Zgodnie bowiem z art. 29 § 1 pkt 2 kp obligatoryjnym składnikiem treści umowy o pracę jest określenie miejsca lub miejsc wykonywania pracy.
W wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 12 maja 2021 roku (III AUa 715/19), stwierdzono: „Pracownik może mieć stałe i niestałe (ruchome, zmienne) miejsce pracy. Spełnienie wymagania przewidzianego w art. 29 § 1 pkt 2 kp może więc polegać na wskazaniu stałego miejsca pracy, na wskazaniu obok stałego miejsca pracy także niestałego miejsca (miejsc) wykonywania pracy bądź na wskazaniu niestałych (zmiennych) miejsc pracy w dostateczny wszakże sposób określonych. Należy przyjąć, że istotą tak zwanego »ruchomego« (zmiennego) miejsca pracy, odróżniającą go od obszarowego miejsca pracy, jest jego punktowość, z tym jednak, że punkt ten może być zmieniany. Zakres możliwych zmian w tym względzie – w uzgodnionych granicach – musi być determinowany rodzajem pracy świadczonej przez pracownika oraz naturą działalności prowadzonej przez pracodawcę i związaną z nią rzeczywistą potrzebą gospodarczą. Ruchome (zmienne) miejsce pracy może na przykład zostać określone wówczas, gdy pracodawca prowadzi budowy lub podobnego rodzaju działalność. Jeżeli ruchome miejsce pracy zostało właściwie określone w umowie, to stałymi miejscami pracy w rozumieniu art. 775 § 1 kp będą wówczas poszczególne, konkretne miejsca, do których (w granicach umowy o pracę i ramach określonego w niej ruchomego miejsca pracy) pracownik zostaje skierowany w celu stałego świadczenia, umówionego rodzaju pracy. Pracownik taki będzie w podróży służbowej, gdy otrzyma krótkotrwałe zadanie wykonania pracy poza takim stałym miejscem pracy, a także w czasie dojazdu do tego miejsca i powrotu z niego”.
Jak wynika z powyższego, miejsce wykonywania pracy w rozumieniu art. 29 § 1 pkt 2 kp można określić także w sposób elastyczny – nie tylko poprzez wskazanie jednej miejscowości, lecz także jako tzw. miejsce ruchome (zmienne), dzięki czemu możliwe jest ograniczenie konieczności stosowania przepisów o podróży służbowej.
Wobec powyższego dojazd pracownika wykonującego pracę zdalną do jego zakładu pracy (a także powrót z tego zakładu) będzie podróżą służbową (delegacją pracownika zdalnego) wtedy, gdy dojazd ten będzie realizowany jako zadanie służbowe, na polecenie pracodawcy, a lokalizacja zakładu pracy nie jest wskazana w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy.
Tak więc sam fakt uzgodnienia między stronami umowy o pracę – w trybie art. 6718 kp – że praca będzie wykonywana całkowicie jako praca zdalna (stała praca zdalna), w konkretnym miejscu wskazanym przez pracownika, nie przesądza o tym, że dojazd takiego pracownika na polecenie pracodawcy do siedziby zakładu pracy będzie podróżą służbową. Decydować o tym będzie sposób określenia miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę.
Przykład 1.
W umowie o pracę wskazano jako miejsce wykonywania pracy miejscowość, w której znajduje się zakład pracy. W trakcie trwania zatrudnienia strony postanowiły, że pracownik będzie świadczył stałą pracę zdalną w zaproponowanym przez siebie miejscu, jakim jest jego miejsce zamieszkania położone w innej miejscowości niż siedziba zakładu pracy. Po pewnym czasie od wprowadzenia wspomnianej stałej pracy zdalnej pracodawca wezwał pracownika do siedziby zakładu pracy w celu zapoznania się z przygotowanymi raportami i bezpośredniego ich omówienia. W tym przypadku dojazd pracownika do zakładu pracy i powrót nie miały charakteru podróży służbowej, gdyż były to przejazdy do miejsca pracy określonego w umowie o pracy.
Przykład 2.
Strony, zawierając umowę o pracę, uzgodniły, że będzie ona wykonywana jako stała praca zdalna, a jako miejsce jej świadczenia wskazały w umowie adres zamieszkania pracownika. W tych okolicznościach, jeżeli pracodawca poleci pracownikowi stawienie się w siedzibie zakładu pracy, dojazd do zakładu i powrót będą miały status podróży służbowej, gdyż pracownik będzie wykonywał zadanie służbowe poza swoim miejscem pracy określonym w umowie.
W przypadku, gdy praca jest świadczona częściowo jako praca zdalna, mamy do czynienia z dwoma miejscami jej wykonywania:
miejscem, w którym pracownik świadczy pracę w formie zdalnej (np. miejsce jego zamieszkania) oraz
miejscem, w którym pracownik świadczy pracę w formie zwykłej (zakład pracy).
Zatem przemieszczanie się do zakładu pracy pracownika wykonującego pracę częściowo zdalnie nie ma charakteru podróży służbowej.
Podsumowując, o tym, czy dany przejazd do zakładu pracy – w szczególności przejazd pracownika wykonującego w sposób stały pracę zdalną – jest podróżą służbową, decyduje to, czy dojazd ten odbywa się na polecenie pracodawcy oraz czy miejscowość, w której znajduje się zakład pracy, jest wskazana w umowie o pracę jako miejsce pracy – jeżeli takie wskazanie w umowie występuje, nie mamy do czynienia z podróżą służbową.
